Home » Contact » Privacyverklaring

Privacyverklaring


Huidinstituut Agnes, gevestigd aan Winkelhoeve 6, 3137 Vlaardingen, hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Huidinstituut Agnes is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 

Contactgegevens:


Huidinstituut Agnes
Winkelhoeve 6
3137 RP Vlaardingen
010-4713124
www.huidinstituutagnes.nl

A. Hemmes is de Functionaris Gegevensbescherming van Huidinstituut Agnes . Zij is te bereiken via info@huidinstituutagnes.nl

 

Persoonsgegevens die wij verwerken
Huidinstituut Agnes verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

 

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam

  • Geslacht

  • Geboortedatum

  • Adresgegevens

  • Woonplaats

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

  • Gegevens over jouw activiteiten op onze website

  • Internetbrowser en apparaat type

 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Huidinstituut Agnes verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

  • Gezondheid

  • Foto’s (o.a gezichtsscan)

 

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Huidinstituut Agnes verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het afhandelen van jouw betaling

  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder

  • Om jouw te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

  • Om jou te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.

  • Om de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.

  • Om goederen en diensten bij jou af te leveren.

  • Huidinstituut Agnes verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Delen van persoonsgegevens met derden
Huidinstituut Agnes verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting en toegestaan is.

Soms is het nodig om samen te werken met een andere organisatie (denk aan podotherapeut, jouw huisarts of onze dermatoloog) dit om jouw diensten te leveren die jij van ons verwacht.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten en vragen jou voor overleg met een van deze partijen om toestemming. Met deze partijen maken wij altijd goede afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de andere ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Geautomatiseerde besluitvorming
Huidinstituut Agnes neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Huidinstituut Agnes) tussen zit.
Huidinstituut Agnes gebruikt de volgende computerprogramma's of -systemen:

Webwinkelsoftware: JouwWeb

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Jouwweb. Hiermee houden wij jou op de hoogte over relevante gebeurtenissen in Huidinstituut Agnes. Voor het online verwerken van klantgegevens voor het maken van afspraken en het informeren van klanten. Contactformulier, Webhosting, Wi-Fi/internetwebmail. Voor het verwerken van mail, maken van een afspraak, informeren van onze klanten.

Via ons mailadres mailen wij de Observ 520 huidscan- foto's naar jou toe.

Onze webwinkel is ontwikkeld met software van JouwWeb. Persoonsgegevens die jij ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. JouwWeb heeft toegang tot jouw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen jouw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. JouwWeb is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Er worden regelmatig back-ups gemaakt om verlies van data te voorkomen. JouwWeb maakt gebruik van cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot jouw gebruik van de software, er worden geen persoonsgegevens verzameld en/of opgeslagen.

JouwWeb behoudt zich het recht voor om verzamelde gegevens binnen het eigen concern te delen om de dienstverlening verder te verbeteren.

Er zijn passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van jouw persoonsgegevens te voorkomen en onze IT partner is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.

E-mail en mailinglijsten: MailChimp

Wij versturen onze e-mail nieuwsbrieven met MailChimp. MailChimp zal jouw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden zie jij de‘unsubscribe’ link. Je ontvangt onze nieuwsbrief dan niet meer. Jouw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettecchnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om jouw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

Mijndomein

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van mijndomein. Voor het online verwerken van klantgegevens voor het maken van afspraken en het informeren van klanten. Contactformulier. Webhosting, Wi-Fi/internetwebmail. Voor het verwerken van mail, maken van een afspraak, informeren van klanten. Via ons mailadres mailen wij de Observ 520 huidscan- foto's naar u toe.

Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van jouw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. mijndomein heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons mailverkeer vertrouwelijk.

Payment processors: Mollie/Paypal
Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze wegwinkel maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt jouw naam, adres en woonplaatsgegevens en jouw betaalgegevens zoals je bankrekening- of creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor jouw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart jouw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

Beoordelingen en agenda: Salonized

Online agenda/kassasysteem, voor het online reserveren van afspraken en verwerken van de boekhouding. Wij verzamelen reviews via het platform van Salonized. Als jij een review achterlaat via Salonized dan kun je naast jouw naam, woonplaats en e-mailadres op te geven, ook aangeven of wij deze review mogen koppelen aan onze website of mogen presenteren op social media. Je gebruikt dan het open slotje. Anders blijft jouw review alleen zichtbaar voor Huidinstituut Agnes, Agnes Hemmes.

Salonized deelt deze gegevens met ons, zodat wij de review aan jouw bestelling kunnen koppelen. Salonized publiceert jouw naam eveneens op de website. In het geval dat wij jou uitnodigen om een review achter te laten delen wij jouw naam en e-mailadres met Salonized. Zij gebruiken deze gegevens enkel met het doel jou uit te nodigen om een review achter te laten. Salonized heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Salonized behoudt zich het recht voor om ten behoeve van het leveren van de dienstverlening derden in te schakelen, hiervoor hebben wij aan Salonized toestemming gegeven. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van de dienstverlening waarvoor Salonized derden inschakelt.

Verzenden en logistiek: PostNL

Als je een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om uw pakket bij jou te laten bezorgen. Wij maken gebruik van de diensten van PostNL voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij jouw naam, adres en woonplaatsgegevens met PostNL delen. PostNL gebruikt deze gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat PostNL onderaannemers inschakelt, stelt PostNL jouw gegevens ook aan deze partijen ter beschikking.

Facturatie en boekhouden: Salonized en Boekhouder

Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Salonized. Wij delen jouw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot jouw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen en de administratie voor de Belastingaangifte. Jouw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Salonized is tot geheimhouding verplicht en zal jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. Salonized gebruikt jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Communicatie:Whatsapp, sms, Facebook, Twitter, Instagram

Contact leggen klanten, acties, nieuwsbrief delen. Foto delen van huidaandoening met collega’s (na toestemming klant) op gesloten pagina

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld jouw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.        

      

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan Huidinstituut Agnes op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van jouw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen jouw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens zolang jij cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij jouw klantprofiel bewaren totdat jij aangeeft dat je niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als je dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met jouw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot jouw cliëntprofiel en documenten die wij naar aaanleiding van jouw opdracht hebben vervaardigd.

Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heb je als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen jou hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe men zich op deze rechten kunt beroepen. In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van jouw gegevens enkel naar bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat jij de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij jou vragen jezelf te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvang jij in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. Je hebt ten allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vermoedt dat wij jouw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij jou op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij jou op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij jou op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens beperkt zijn en niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij jou op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over jou die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

Je hebt in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door of in opdracht van Huidinstituut Agnes-webshop. Als je bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van jouw bezwaar. Is jouw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan jou ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. Je hebt bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering te worden onderworpen. Wij verwerken jouw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Ben je van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Huidinstituut Agnes bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld dan wel op grond van de wet is vereist.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Personalia

2 jaar na laatste behandeling/aankoop

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst

Adres

2 jaar na laatste behandeling/aankoop

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst

E-mail adres

2 jaar na laatste behandeling/aankoop

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst

Geboortedatum

2 jaar na laatste behandeling/aankoop

Voor marketing/attenties op verjaardag.

Gezondheid

2 jaar na laatste behandeling/aankoop

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst

Foto’s

2 jaar na laatste behandeling/aankoop

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst.
Voor het in de gaten houden van verbetering van de huid in de toekomst. Of voor overleg met dermatoloog/huisarts na toestemming klant

Verwijsbrieven

2 jaar na laatste behandeling/aankoop

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst en voor onverhoopte juridische onenigheid.

Telefoonnummers

2 jaar na laatste behandeling/aankoop

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst

Bedrijfsgegevens

2 jaar na laatste behandeling/aankoop

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst

 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Huidinstituut Agnes gebruikt strikt noodzakelijke, functionele, prestatie, analytische marketing en tracking cookies.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
Als je geen gerichte informatie van ons wilt ontvangen over onze dienstverlening dan kun je dit stopzetten.

Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Huidinstituut Agnes en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. 

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevens overdraging van jouw persoonsgegevens en foto’s of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@huidinstituutagnes.nl

Voor sommige gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Indien wij om wettelijke redenen bepaalde gegevens niet kunnen verwijderen, laten wij jou dat weten.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie jouw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden ten allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vind je echter de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot jou verwerken, dan brengen wij jou daarvan per e-mail op de hoogte.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Huidinstituut Agnes neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij beveiligen onze producten en diensten zichtbaar en onzichtbaar (camera)
-alle personen die namens Huidinstituut Agnes van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
-wij hanteren een wachtwoord op al onze systemen.
-wij pseudonomiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
-wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
-wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via: info@huidinsitituutagnes.nl

CONTACTGEGEVENS
Huidinstituut Agnes
Winkelhoeve 6
3137 RP Vlaardingen
010-4713124

06-20917792
info@huidinstituutagnes.nl
www.huidinstituutagnes-webshop.nl

Nederland-KvK 24350827